Hiện nay, công tác xử lý, tiếp nhận và quản lý văn bản là công tác thường xuyên trong mỗi cơ quan, đơn vị. Đồng hành cùng chiến dịch số hóa trong công tác chuyển đổi số toàn cầu, việc tiếp nhận và chuyển thông tin các loại công văn qua hệ thống phần mềm đã có một bước ngoặt rất lớn trong việc xử lý, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác những nội dung cần trao đổi.
Năm 2018, thực hiện chương trình kế hoạch của UBND tỉnh Nghệ An, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật đã phối hợp với VNPT Nghệ An tiếp nhận và triển khai tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm VNPT-Ioffice đến tất cả các đơn vị trên toàn tỉnh.
Đến nay, sau khi đưa hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-Ioffice vào hoạt động thì hệ thống đã được nâng cấp bổ sung thêm các chức năng khác để đáp ứng nhu cầu xử lý công việc, trao đổi thông tin, quản lý công văn, văn bản, lưu trữ văn bản và các loại hồ sơ công việc.
BQL Khu BTTN Pù Huống hiện có 55 cán bộ công chức, viên chức và người lao động, được cấp 49 tài khoản cá nhân và tài khoản văn thư trên hệ thống điều hành quản lý văn bản. Đa số cán bộ trong đơn vị đã thực hiện sử dụng hệ thống quản lý văn bản để theo dõi văn bản đến, xử lý văn bản, chuyển văn bản, lưu trữ hồ sơ công việc và thực hiện tra cứu các loại văn bản liên quan.
Hệ thống cài đặt các chức năng riêng cho từng bộ phận khác nhau, bên cạnh các chức năng nhận, xử lý văn bản đến, lưu trữ và tìm kiếm văn bản như thông thường thì đối với Lãnh đạo là Giám đốc có thêm chức năng điều hành, điều phối giao xử lý chính, phối hợp hoặc xem để biết văn bản đến từng cán bộ, từ đó có thể tra cứu thông tin người xử lý văn bản theo đúng thời hạn thực hiện. Đối với Văn thư thì việc nhận và chuyển văn bản cho lãnh đạo phê duyệt cũng rất nhanh chóng, không cần in văn bản giấy, văn bản đi của đơn vị sau khi hoàn thiện các bước đủ cơ sở pháp lý thì có thể phát hành chuyển thẳng đến các đơn vị liên thông mà không cần phải phô tô đóng dấu để gửi bằng văn bản giấy như trước đây. Việc lưu trữ văn bản trên hệ thống cũng được sắp xếp khoa học, đầy đủ, dễ dàng cho việc tìm kiếm tra cứu.
Tuy nhiên, vẫn còn một số cán bộ trong đơn vị chưa thích ứng với tình hình chuyển đổi số cũng như áp dụng công nghệ thông tin vào việc thực thi nhiệm vụ, còn hạn chế trong việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản để nhận xử lý, tìm kiếm văn bản, do vậy chưa khai thác được hết những chức năng của hệ thống và đặc biệt còn phụ thuộc vào văn bản giấy.
Trong thời gian qua, Ban quản lý Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Huống cơ bản đã áp dụng hiệu quả trong việc sử dụng hệ thống điều hành và quản lý văn bản Ioffice, nâng cao được công tác quản lý điều hành, điều phối công việc, xử lý công việc được kịp thời trong việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến, thống kê, lưu trữ văn bản được thuận lợi, góp phần thực hiện tốt công tác chuyển đổi số, cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay. Tính đến tháng 6/2024, đơn vị đã nhận và xử lý 923 văn bản đến, phát hành 247 văn bản đi.
Đặc biệt, diện tích quản lý của đơn vị trải dài thuộc 5 huyện và với công việc đặc thù chủ yếu công tác tuần tra, kiểm tra rừng, bám sát địa bàn thì việc cập nhật văn bản thông qua hệ thống sử dụng đăng nhập trên điện thoại được xử lý nhanh hơn, kịp thời nắm bắt thông tin để thực hiện công tác.
Một số hình ảnh cán bộ công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị sử dụng hệ thống điều hành quản lý văn bản Ioffice
Cán bộ văn thư chuyển xử lý công văn đi - đến
Cán bộ tại Văn phòng tìm kiếm văn bản
Cán bộ Trạm QLBVR xử lý công văn trên điện thoại
Tác giả bài viết: Lô Thị Mơ - Phòng Tổ chức - hành chính
Cổng thông tin điện tử BQL Khu bảo tồn thiên nhiên Pù Huống - Quỳ Hợp - Nghệ An
